Domů 
 1. PRIORITY A ZÁSADY 
 2. JAK SE ZMOBILIZOVAT 
 3. JAK SE ZKOORDINOVAT 
 4. CO A JAK DĚLAT 
 5. JAK KOMUNIKOVAT 
 6. PRAKTICKÉ VĚCI 
 7. JAK VYTRVAT A OBSTÁT 
 8. DOKUMENTY KE STAŽENÍ 
 9. KONTAKTY 
3. JAK SE ZKOORDINOVAT
Během krize je třeba zvládnout v krátkém čase řadu činností. Některé se dají "naplánovat", jiné vznikají (často spontánně) tím že reagujeme na vývoj událostí. Lidé mají přirozenou snahu "něco dělat", být nějak užiteční, pomoci. V této situaci potřebujete nasměrovat jejich energii a práci do oblastí, které jsou opravdu důležité, aby nedocházelo k živelnosti, zmatkům, či dokonce škodám. Operativní řízení a koordinace dění jsou zde naprostou nutností.
1. Ustanovte Koordinační skupinu
  • Tým, který v krizi přebírá "velení"
  • Stačí, když je to 3-5 osob. Jde o to, aby skupinka byla malá, pružně fungujícící. Předejdete tak zmatečným situacím, protože bude přehled o tom CO a KDO dělá
  • Čisté dobrovolnictví bez směřování často končí zbytečnými akcemi, které spíše obtěžují, než aby pomáhaly.
 
2. Rozdělte si práci
Dohodněte se, kdo bude hrát jakou roli
  • Kdo bude vystupovat za obci navenek (starosta?)
  • Kdo bude koordinovat práce v zázemí u počítače, mobilu a internetu
  • Kdo se bude starat o komunikaci navenek
  • Kdo bude zastřešovat "grafické práce"
  • Kdo bude pracovat v terénu
 Inspirace z Pozořic:
  •  Štáb (6 lidí)
  • Představuje "Velení operace". Klíčovým úkolem je koordinace aktivit tak, aby "pravá ruka věděla, co dělá levá" ...
  • ... a mohla se rychle zaměřit pozornost dobrovolníků tam, kde je to aktuálně nejvíce potřeba
  • Pozořické tiskové středisko, alias PTS (6 lidí)
  • Jejich klíčovým úkolem je vytvářet a distribuovat všechny potřebné informace
  • Ať už tištěné, jako jsou letáky, tak i elektronické (Facebook, WEB, .)
  • Podpůrný tým
  • Neustále se rozšiřující skupina. V okamžiku, kdy vytváříme tento "dokument" je to již více než 100 osob, které již byly "nějak" zapojeny. Lidé z podpůrného týmu pak pracují v růžných specializovaných týmech.
  • Je tvořen dobrovolníky, kteří se chtějí podílet na potřebných aktivitách
  • Zejména tyto lidi koordinuje koordinační tým a využívá je tam, kde je potřeba
  • Tip: Určitě se vyplatí určit někoho, kdo od začátku dělá "spojku", umí přehodit úkoly, má nadhled, není pořád v terénu
  • Tip: Velmi se vyplatí role dispečera. Dispečer je někdo, kdo komunikuje a propojuje lidi, předává info, má nadhled, vyhledává zdroje. Není v terénu, ale sedí "na štábu", nebo doma
  • Při "náboru" lidí doporučujeme si hned zpočátku vytipovat aktivní, dobře zapojitelné a schopné lidi. Pokud v obci máte fungující spolky, tak je dobré vybrat lidi z nich. Těmi začněte.
 
3. Nastavte systém vzájemné komunikace
  • Komunikace musí být maximálně pružná a "mobilní"
  • Použijte nástroje, které lidi znají a které jsou ihned dostupné a jednoduché na použití
  • Alespoň klíčoví lidé musí být schopni použít počítač/mobil k online-konferenci (videokonferenci, telekonferenci)
  • V Pozořicích jsme použili aplikaci Google Hangouts
  • Můžete ale pouižít i jiné, např. hodně rozšířený Skype, nebo Whereby
  • Co nejvíce lidí by mělo být schopno využít mobilní telefon (aplikaci) pro operativní výměnu informací.
  • Pro operativní komunikaci jsme si v Pozořicích všichni nainstalovali aplikaci WhatsApp. Tu jsme použili jako primární komunikační nástroj mezi různými týmy.
  • V této aplikaci jsme vytvořili několik skupin podle týmů. Důležité ale je, aby každý dílčí tým někdo vedl, nebo v něm alespoň byl někdo z Koordinační skupiny
  • Hodně užitečné je, když připojíte i lidi z dalších týmů. Když někoho potřebujeme, jednoduše napíšeme výzvu pomoci WhatsUp a někdo se rychle ozve. Tomu pak práci přidělíme
  • Tvořte a sdílejte dokumenty jednoduše a efektivně. Využijte nástroje, které jsou rychle k dispozici
  • Doporučujeme použít free cloudové aplikace. Osvědčily se nám nástroje GoogleDoc a GoogleSheet, ve spojení s Google Diskem
  • Podrobněji v bloklu Jak komunikovat
 
4. Dohodněte koordinační porady
Důležitá je pravidelnost, rytmus. Porady musí "klapat jako mlýn"...!
Operativní porady ("operativní mlýn"):
  • Operativní porady jsou v krizové situaci nutné 2x denně (ráno a večer). Až se situace uklidní, stačí jenom 1x denně - večer
  • Naše doporučení: Porady dělejte nad sdíleným a "vysílaným" zápisem (u nás je to "Lodní deník", kam postupně přidáváme jednotlivé zápisy, čímž vzniká souvislý zápis/evidence dění)
  • Naše zkušenost: Není čas věci příliš plánovat, ale musí se sdílet info (např. pomocí WhatsUp), aby všichni věděli, co se děje. Také přidělené úkoly je možno "distribuovat" pomocí chytré aplikace (WhatsUp)
  • Určitě se vyplatí určit někoho, kdo od začátku dělá spojku, umí přehodit úkoly, má nadhled, není pořád v terénu
Strategické porady ("strategický mlýn"):
  • 1x týdně (např. v neděli večer)
  • Slouží k ohlednutí za minulým týdnem, stanovením priorit a akcí na další týden.
  • Je také retrospektivou toho, co jsme se naučili, a dohodou o tom, jak zlepšíme postupy pro příští týden (abneb "učíme se za pochodu")
  • Je to opět porada štábu, ale s jiným účelem, než běžné operativní porady. Je zásadní pro udržené směru, aby se vám "projekt" nerozpadl do nekončící serie aktivit. kdy nikdo už ani neví, kdy která začala.
 
5. Vytvořte Dispečink
Od začátku je nutná role dispečera. Někoho, kdo sedí na internetu, WhatsApp a mobilu, propojuje lidi, předává info, má nadhled, vyhledává zdroje. Opěrný bod týmu...
Dispečer musí být schopen udržet si přehled. Nesmí to být "chaotická osobnost". Na svoji práci se musí soustředit. Sedí u "řídícího pultu" a neměl by být rušen malichernostmi.
Naše zkušenost:
  • Náš dispečink začal jedním člověkem, ale rychle jsme tám posílili jak personálně, tak technologicky.
  • Tým máme postaven tak, že se lidé střídají po 1/2 dne. Delší čas je spíše výhoda - člověk si udrží větší přehled
  • Pro udržení přehledu jsme rychle nasadili jednoduchý cloudový CRM nástroj ANABIX. Do něj dispečeři zaznamenávají kontakty na nové lidi, zadávají úkoly, které se musí plnit delší čas.
 
Nahoru