• "Lodní denník" aktivit
• Zápis děláme volným textem do jednoho dokumentu.
• Vždy na začátek napíšeme aktuální datum a čas a k tomu klíčová fakta, dohody, úkoly.
• U každého úkolu je vždy jeden člověk zodpovědnou osobou, mohou mu samozřejmě pomáhat další lidé.
• Úkoly z porady rozešleme lidem pomocí WhatsApp
• Doporučení: úkoly dělejte malé, na několik hodin, max na jeden den. Jinak Vás rychlá situace převálcuje
• Letáky a dopisy
• Pružně tak vznikají zadání pro copywriting, grafické práce apod. (např. pro news, informační letáky, pokyny, návody, apod.)

• Tip: Výhodné je, když hned na počátku nastavíte alepoň základní gaficky styl. Materiály jsou pak pro lidi přehlednější a lépe identifikovatelné.

Ukázka

• Centrální přehled (CML neboli Centrální Mozek Lidstva)
• Vytvořte si přehledový GoogleSheet, který je rozcestníkem k souborům a složkám. V dokumentu uveďte účel daného souboru, kdo jej spravuje a co se s ním děje. Také tam uveďte, k jakým složkám kdo má přístup. Budete-li zapojovat další lidi, budete mít ohlídánu základní bezpečnost informací.
• Seznam kontaktů

• Je nutné od začátku sbírat a přehledně evidovat kontakty (jméno, přijmení, z jaké organizace člověk je, zda-li umí mailovat, má/nemá WhatsUp, je schopn použít Google Hangout, apod.)
• Pozn. V kritických situacích není třeba řešit GDPR (ochranu osobních údajů). V krizi máte jasný "právní titul" a tím je veřejný zájem a ochrana zdraví a majetku. Nezapomeňte asle tuto oblast ošetřit později, po odeznění krize.
• Tento sdílený dokument je zásadní. Rychle nasbíráte dobrovolníky - lidi, co něco nabízejí.
• Pokud je nebudete systematicky shromažďovat, nevyužjijete je.
• Nebudete schopni nic delegovat

• Vše zůstane nakonec v hlavách několika lidí. Ti se ale unaví a hlavně nebudou k dispozici, když bude třeba.

• Pokud někomu přidělíte roli, tak si to poznamenejte a také informujte ostatní
• Dobré je seznam rozdělit na několik skupin, aby se v něm dobře hledalo

• Doporučujeme rovněž evidenci kontaktů na okolní obce, dotčené orgány státní správy a samosprávy, radu a zastupitele

• Operativní přehledy čehokoliv

• Sdílení jakéhokoliv elektronického obsahu - jednak pracovních souborů, jednak "čistých" výstupů (jako např. letáky, newslettery, apod.)
• Na Google Disku doporučujeme udělat alespoň základní složky, aby se v obsahu dalo rychle orientovat
• V Pozořicích jsme vytvořili samostatné složky dle témat, a v každé pak jednu složku pro finální dokumenty, které se mohou tisknout/posílat ven
• Naše složky:
• Štáb
• Bezpečí občanů
• Chod samosprávy
• Informovanost občanům a okolí
• Kultura
• Zdraví občanů

• Dokumenty, které chceme nabídnout volně všem i mimo naši obec

• Od začátku jsem pracovali s přístupovými právy. Aby nevznikl zmatek, kdo kam může a kam co dává
• Náš tip: Pokud to je možné, použijte "mluvící" názvy složek, aby bylo zřejmé kam co patří. Můžete také dát malé informační soubory typu "čti mne" do každé složky, a do nich stručně popsat co do dané složky patří

• Kritické je hodně a pružně komunikovat navenek. Nasbírejte co nejrychleji kontakty na lidi v obci. Cílem je získat vždy alespoň jednu kontaktní osobu v každé rodině
• Např. pomocí GoogleForms
• Kromě jména, přijmení, telefonu, mailu se hodí navíc např.: Věkové rozpětí, S čím daný člověk může a chce pomoci, speciální dovednosti (např. má řidičák na nákladní auto), jestli má WhatsApp
• Využijte web obce. Případně také profily/stránky obce na sociálních sítích (FaceBook, Instagram apod.)
• Dejte vaší krizové komunikaci jednotící styl. Vždy najdete v okolí nějakého šikovného "grafika"
• Dohodněte si nějakého psychologa a nabídněte občanům možnost konzultace

• Vytvořili jsme rychlý mailing - newsletter, který šíříme na všechny kontakty, které máme k dispozici
• Základní informace jsme dali na web obce a Fecebook stránku obce
• Letáky (tištěné) jsme začali hned první den rozdávat všem domácnostem + vyvěsili jsme je po obci
• Všechny občany s WhatsApp jsme dali do skupiny. Ta je zablokovaná pro všesměrnou komunikaci - používáme ji jenom pro ryché šíření informací

• Pozor: Je třeba mít také na mysli to, že je stále hodně občanů, hlavně starších, kteří internet nesledují či nemají. Důležité věci proto tiskněte, dávejte lidem do schránek, vyhlašujte rozhlasem. Opakovaně...! (~Překvapilo nás, jak často se stane, že danou věc lidé prostě přeslechnou)

• Tip: Výhodné je, když hned na počátku nastavíte alepoň základní gaficky styl. Materiály jsou pak pro lidi přehlednější a lépe identifikovatelné.

Ukázka

• Nastavte si rovněž komunikaci s okolními obcemi, a také orgány veřejné správy a samosprávy. Pomáhejte si navzájem, jak to bude možné
• Nebojte se požádat napřímo o pomoc, ale sami také pomáhejte, jak jen můžete.
• Vytipujte lidi, kteří mají kontakty s přesahem. Typické vyhledávače zdrojů a "maveny". Budou se vám hodit
• Komunikujte hodně a rychle. Publikujte krátké články a posty. Sdílejte